原本還付とは?

相続手続きを進める際、市(区)役所や法務局、金融機関など様々な窓口に様々な書類を提出します。主に戸籍謄抄本、住民票、印鑑証明書などの書類を提出しますが、それらは各窓口で共通して必要となる場合が多いです。
そこで利用できる便利な制度が「原本還付」です。原本還付は、原本とその写し(コピー)をセットで窓口に提出することで原本を返却してもらう仕組みです。

原本還付のメリット

原本還付で書類の原本を返してもらうことには、大きく3つのメリットがあります。

(1)交付手数料の節約
例えば、東京と埼玉に土地を所有し、甲銀行・乙銀行・丙信用金庫に預金口座を持っている方が亡くなった場合には、合計5か所の窓口(法務局2か所と金融機関3か所)で手続きを行う必要があります。
そして全ての窓口で大体同じような書類の提出を求められるので、単純に考えると同じ書類がそれぞれ5通ずつ必要になるわけです。戸籍謄本等の証明書を交付してもらう際には手数料がかかるため、5倍の費用がかかってしまいます。戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)であれば1通につき450円の交付手数料がかかるので、5倍となると2250円もかかることになります。
そこで原本を返却してもらうと、一度取得した書類を繰り返し使うことができるので交付にかかる手数料を大幅に節約することができます。

(2)同じ書類を何度も取得する手間が省ける
相続手続きに行き詰まり相談に来られる相続人の方からよく耳にするのが、遠方の市役所で戸籍謄本を取得したあとに、追加で同じ戸籍謄本が必要となり、再度出向くことになったというお話しです。「原本還付」という制度を知っていれば、遠方の市役所に何度も足を運ぶ労力も必要なくなります。

(3)重要書類を手元で保管できる
遺言書や遺産分割協議書など、1通しか存在しない書類の提出を求められた場合に原本還付の制度を利用しておかないと、他の窓口で手続きを行うことができなくなるという弊害が生じます。さらにこれらの書類は、万が一、後日に税務調査や相続人間の紛争が発生した場合において重要な証拠書類にもなります。原本還付をすれば相続手続きが終わったあとも重要書類を手元に残しておくことができるので安心です。

以上のことから、原本還付が可能な書類はしっかり還付請求を行うことが望ましいです。相続登記に限らず、どんな手続きであっても原本還付を請求する際は原本と写しの両方が必要となります。しかし、写しを用意するのが申請する側なのか受理する側なのか(銀行などの金融機関では窓口担当者が原本を預かりその場でコピーをとってくれることが多いです)、還付請求の際の署名押印の要否、原本の返却のタイミングなど請求方法において異なる部分があります。今回は、相続登記における原本還付請求(法務局での原本還付請求)について以下に詳しく記載します。

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相続登記と原本還付

相続を原因とする所有権移転登記、いわゆる相続登記を申請する際に法務局に提出する書類と原本還付請求によって還付の対象となる(原本を返してもらえる)書類について次の例を参考に解説します。

【前提】
不動産の所有者Aが死亡し、その法定相続人は配偶者BとAB間の子Cの2名である。
B及びCは本件不動産についてはBが単独で相続する旨を合意した(遺産分割協議が成立した)。

夫Aがなくなり、妻Bが不動産を単独で相続することになりました
夫Aがなくなり、妻Bが不動産を単独で相続することになりました

【提出書類】
(1)登記申請書
(2)Aの出生から死亡までの戸籍(除籍)謄本、改製原戸籍等
(3)Aの住民票の除票
(4)B及びCの戸籍抄本
(5)遺産分割協議書(B及びCが署名し実印にて捺印したもの)
(6)Cの印鑑証明書(Bについては添付しなくてもよい)
(7)Bの住民票
(8)評価証明書

原本還付で原本が返却される書類は?

上記提出書類のうち(1)以外の全ての書類
(但し、(8)については法務局からの交付依頼で発行されたものを除く)
一般的な相続登記だと、登記申請書以外の全ての書類について原本を返却してもらえます。

原本還付ができない書類は?

原本還付が可能な書類は法令や先例等で規定されていますが、「登記のためだけに作成された書類は原本還付できない」というのが基本的な考え方です。「登記のためだけに作成された書類」というとイメージしづらいかもしれませんが、例えば、上記の事例においてBが司法書士に相続登記を依頼した場合には、提出書類としてBから司法書士への委任状が追加されますが、この委任状は「登記のためだけに作成された書類」と言えるので原本還付はできません。つまり、登記手続き以外にも使用することがある書類は、原本還付請求を行うことで原本を返却してもらえるということです。

原本還付請求の方法

では、法務局に対する原本還付請求はどのように行うのでしょうか。以下に手順をまとめました。

1. 返却してもらいたい書類のコピーをとる
原則として全てのページを原寸大でコピーします。遺産分割協議書における預貯金の記載など登記に関係のない部分はその部分を除いたコピーでも構いません。しかし、どの部分が登記に必要かを判断するのは簡単ではないので全ページをコピーするのが無難です。

2. コピーの余白部分に「原本と相違ありません」と記載し、申請人が署名捺印する
住所の記載は不要です。申請書に押印したものと同一の印鑑で捺印します(実印である必要はありません)。コピーした書類が複数枚あるときには、1枚目に上記処理を行い残りの書類のつづり目ごとに割印(契印)します。

原本還付請求の見本

3. 登記申請書にコピーを合綴(ホチキス留め)し、原本もあわせて提出する
紛失防止のためにも原本は全てクリップで留める、クリアファイルに入れる等の方法でまとめておくと良いでしょう。

4. 登記完了後(申請した日から1~2週間後)に原本を受け取る
登記が完了するまでは原本を返却してもらえないので、原本を他の手続きでも使用したい場合には注意が必要です。法務局の窓口での受け取りか郵送での受け取りを選択することができますが、郵送での受け取りを希望する場合には申請書に「送付の方法により原本還付書類の返却を希望する」と記載し、返信用の封筒(切手貼付)をつけておく必要があります。

相続関係説明図でコピーをつけずに原本還付が可能に

相続関係説明図とは、亡くなった方(被相続人)が誰で、その法定相続人は誰で何人いるのか、被相続人と相続人の続柄は何なのか(親子なのか兄弟なのか)を示した図です。家系図によく似ていますが、家の歴史を辿るものではなく、亡くなった方についてその相続関係のみを図示するものです(相続に関係のない親族は登場しません)。
相続関係説明図を提出すると戸籍謄抄本(除籍謄本、改製原戸籍を含む)についてはコピーを提出しなくても原本還付が可能になります。先ほどの事例でいうと提出書類(1)~(8)のうち、(2)及び(4)についてコピーが不要になります。相続人が大人数の場合や相続人の中にすでに死亡している方がいる場合(代襲相続や数次相続の場合)には、添付する戸籍謄本の通数が何十通にもなることがあります。そのような場合にコピーをとったり割印(契印)をしたりする手間を省くことができます。
戸籍謄本の通数が膨大になる相続登記を申請する場合には、相続関係説明図を作成するとよいでしょう。

故人と相続人の関係を示す「相続関係説明図」の作り方を解説 テンプレート付き

まとめ

原本還付を上手に利用すると、戸籍謄本等の取得にかかる費用や手間を最小限に抑えることができます。相続登記に限らず相続手続き全般において、原本還付が可能な書類は必ず還付請求して原本を返却してもらうことをおすすめします。

(記事は2021年5月1日時点の情報に基づいています)